Ürün veya çözüm ihtiyacı olan her işletmenin; proje geliştirirken, bir satın alma yaparken ya da yeni bir tedarikçi seçerken üstesinden gelmesi gereken en önemli üç unsurun başında ise talep oluşturmak ve yanında adım adım halledilmesi gereken bilgi, #teklif ve fiyat değişkenleri geliyor.
#Dijitalleşen dünyada ister elektronik platformlar üzerinde ister geleneksel masa başında yazılı formlar üzerinden olsun, işletmeden işletmeye gerçekleşecek verimli bir tedarik sürecinde bir talebin aksaması firmalar için telafi edilmesi zor hasarlara yol açabiliyor.
Tedarik sürecinde #RFI (Bilgi Talebi), #RFP (Teklif Talebi), #RFQ (Fiyat Talebi) formları alıcı ile satıcıyı ve sorular ile cevapları bir araya getiriyor ancak her biri farklı bir amaca hizmet ediyor.
Bu formların amaç ve işlevlerinin berrak bir şekilde anlaşılması, işletmelerin etkinlik ve etkililiğini geliştirebileceği gibi kaynak ve zaman tasarrufuna olumlu yönde katkıda bulunabiliyor, maliyeti can yakabilen fahiş hataları en aza indirebiliyor.
Satın alma profesyonellerinin rutinlerinde olmazsa olmaz olan ancak zaman zaman kafa karıştırıcı olabilen bu talep formları ne anlama geliyor, ne işe yarıyor, içeriğinde neler var?
RFI Nedir?
RFI yani Bilgi Talebi, ismi ile müsemma yani satıcılardan bilgi alınmasının amaç olduğu bir süreç. Bilgi Talebi, umumiyetle aday listesini daraltmayı amaçlayan bir dizi talebin ilk ve en geniş biçimde dökümü olarak tanımlanabilir. #Satın alma sürecinin başlarında olan işletmeler için veya proje gereksinimlerinin henüz netleşmediği durumlarda idealdir. Tedarikçilere dair genel bir görünüm sunar.
Doğru RFI Formu Nasıl Olmalı?
Aday tedarikçilere açık uçlu, geniş perdeden kapsamlı sorular yöneltilir ve ihtiyacın durumuna göre cevapları istenen sürede vermesi beklenir.
Aday tedarikçinin yapılan hazırlığa onay vermesi veya varsa, karşı görüş, soru ve önerilerinin sunulmasına izin verilir.
Dolayısıyla, öncelik tedarikçilerin bakış açılarını anlamak beceri ve yetkinliklerini yargılamak değil. Unutulmamalıdır ki, bu aşamada sadece niyet ve kapsam belirtiliyor herhangi bir satın alma sözü verilmiyor. Öte yandan; bu soru, görüş ve öneriler tedarikçinin #uzmanlığı ve düşünme biçimiyle ilgili satın alma profesyoneline değerli ipuçları sağlamakla kalmıyor kısa zamanda eğitici de olabiliyor.
RFI Neden Önemlidir?
Bilgi Talep Formu; #tedarik sürecinde araştırma yapmak, tedarikçileri karşılaştırmak, koşullandırmak hatta strateji geliştirmek ve daha sonra da kullanabilmek için havuz oluşturmaya yarayan belgelerdir. Karar verme ve etkili bir RFP aşamasına geçişte yardımcı olur. Aslında, sadece işletmelerin değil bireylerin herhangi bir mal ya da hizmet satın almak istediğinde dahi farkında olmadan sıkça uyguladığı bir adımdır. Hazırlık yeterli ve sağlam değilse kişi veya işletme daha fazla maliyete katlanmak zorunda kalabilir.
RFP Nedir?
RFP yani Teklif #Talebi, işletmelerin sorunlarına veya gereksinimlerine çözüm arar. Çözüm için yol haritası belli olmuş ancak plana son halini verecek ve yaratıcı sürecin bir parçası olacak bir taraf aranılan zamanlarda kullanılır. Amaç en iyi projeyi yaratmak ve #ihtiyaç listesini belirlemektir.
Doğru RFP Formu Nasıl Olmalıdır?
Çözüm arayan şirketin geçmişi, organizasyonu ve faaliyetleri ve varsa ilgili yasal mevzuat/yönergeler hakkında bilgi
Teknik olarak geliştirilmeli; standartları, beklenen sonuçları ve gerekli ürünler dahil olmak üzere projenin tanımı ve hedefi.
Proje bütçesi
Proje zaman çizelgesi
Değerlendirme ve ödül kriteri
Deneme, eğitim ve satış sonrası destek imkanı
Referanslar, iş bitirme belgeleri
RFP Neden Önemlidir?
RFP hazırlamak işletmeyi gereksinimlerin belirlenmesi anlamında disipline eder ve tedarikçilerden gelen tekliflerin #analiz sürecinde işlevsellik ve metodolojik açıdan analiz imkanı sunar. Bir teklifin diğerinden farkı sayesinde, teklif edilen çözümün yatırım getirisi hakkında fikir verir. Aynı zamanda #organize bir seçme yöntemi geliştirilmesine yardımcı olur. Gözlem, soru ve sonuçlar için gerçek zamanlı bir takip imkanı verir. Hangi tedarikçinin projeyi daha iyi kavradığını gösterir. #Projenin başarısını değerlendirmek için gösterge ölçütlerin oluşmasına ön ayak olur. Tedarikçiyi ve paydaşları #şeffaflık anlamında temin eder.
RFQ Nedir?
RFQ yani Fiyat Talebi aşamasında ise tedarikçi, ihtiyacı olan belirli bir ürün, hizmet veya çözüm için nihai fiyat ister. Bu aşamada artık proje gereksinimleri netleşmiştir. Tedarikçilerden bilgiler alınmış, piyasa koşulları bilinmekte ve alıcı taraf ne tür bir ürün veya hizmet istediğinin ve standartlarının tam anlamıyla farkındadır.
Doğru RFQ Formu Nasıl Olmalıdır?
Fiyat Talep Formu bir dizi spesifik ihtiyacı ve barındırması gereken nitelikleri madde madde listeler. Alışılmış formatta soru bulunmaz. Tedarikçinin kapasitesi, maliyeti ve ödeme şartları etrafında şekillenir.
Formun alıcı taraf için standart ve karşılaştırma yapmasına olanak tanıyan bir biçimi olmalıdır.
#Miktar ve kalite bilgisinin yanı sıra #ürün ve hizmetle ilgili gerekirse açıklama ve çizimler de içerebilir.
İhtiyaç listesinin kalem kalem fiyatlarının yanı sıra teslimat zamanını ve ödeme şartlarını da göstermelidir.
Fiyat tekliflerinin nasıl alınacağına dair usul ve şartlar belirtilir. Teklifler açık ihale, kapalı zarf, davet veya açık eksiltme yoluyla alınabilir.
RFQ Neden Önemlidir?
RFI sayesinde pazarın durumu ve tedarikçilerin fotoğrafını çeken işletme artık hazırladığı projesi için en iyi fiyatı arar. Belirlenen tedarikçilerden gelen fiyat, ödeme koşulu ve teslim sürelerini optimize edecek çözüm için kritik bir noktadadır.
Tedarikçileri somut verilerle karşılaştırma imkanı verir. E-Satınalma süreçlerinde yaygındır ve riskleri minimize edilerek maliyetler düşürülebilir. Böylelikle iş yükü azalan çalışanlar, #stratejik faaliyetlerine daha fazla odaklanabilir.
Comments